Complexe Gilbert Bécaud

Réservation de salles pour les assos

Ici, vous trouverez toutes les informations nécessaires pour réserver nos espaces municipaux pour vos événements, réunions ou activités. Consultez les disponibilités, les conditions de réservation et les équipements disponibles pour chaque salle. Facilitez l’organisation de vos projets associatifs en accédant à nos salles adaptées à vos besoins.

Les salles de convivialité (Complexe Gilbert Bécaud et la salle Marco Polo), sont mises à disposition des associations orlysiennes pour l’organisation d’événements ponctuels. Les réservations sont possibles pour la salle Marco Polo, toute l’année, du lundi au dimanche. Celles pour le complexe Gilbert Bécaud sont possibles uniquement du lundi au jeudi.

Une association bénéficie gracieusement d’une salle pour sa première réservation de l’année, quelle que soit la salle choisie (Bécaud ou Marco Polo), sans distinction entre les deux.

Procédure de réservation

Les associations doivent envoyer leur demande uniquement par mail au service vie associative à l’adresse suivante : vieassociativeorly@mairie-orly.fr

Les informations suivantes sont obligatoires pour traiter la demande :

    • Nom de l’association
    • Nom, prénom et qualité du demandeur
    • Adresse postale du siège de l’association
    • Adresse mail du demandeur et numéro de téléphone
    • Date de l’évènement
    • Salle souhaitée
    • Motif de la location
    • Nombre de participants
    • Date de naissance du responsable associatif
  • Le service vie associative complète le tableau de suivi des réservations avec les informations fournies, les mercredis et vendredis.
  • Chaque mercredi et vendredi, le service événementiel examine les demandes et attribue les salles en fonction des disponibilités.
  • Une lettre d’accord est émise par le service vie associative et transmise au demandeur par mail.
  • Cette lettre est ajoutée à un dossier spécifique conservé par le service.

Une fois le paiement effectué, le service événementiel :

    • Établit une convention entre l’association et la ville.
    • Contacte le demandeur pour signature de la convention.
    • Récupère l’attestation d’assurance.

Les clés de la salle ne peuvent être remises sur rendez-vous avec le service évènementiel, qu’après la signature de la convention et le paiement total.

Conditions financières et garanties

Tarifs

Chèques de caution

  • 100 € : En cas de perte de clés ou de ménage non effectué.
  • 700 € : Pour couvrir les éventuelles dégradations de la structure ou du matériel.
  • Tous les chèques doivent être libellés à l’ordre de la « régie centralisée d’Orly » et être au nom de l’association.

Ces chèques sont valables un an à compter de la première réservation.

Paiement de la réservation
  • Le paiement s’effectue au guichet unique.
  • Le montant doit être réglé une semaine après la réception de la « lettre accord »
  • La réservation est validée une fois la convention signée et le paiement effectué.
  • En cas d’annulation à moins d’un mois de l’événement, à signaler par écrit.la somme reste due sauf cas de force en cas de force majeure (décès ou motif médical, avec justificatif).

Délai de demande de réservation : La demande de réservation doit être effectuée au minimum 1 mois et au maximum 1 an avant la date de l’événement.

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